L’informativa da fornire agli interessati

Un documento essenziale per il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (GDPR), il n. 679/2016, è quello dellainformativache deve essere fornita agliinteressatiprima che il trattamento dei “dati personali” prenda avvio.

Non si tratta di un documento nuovo; lo conosciamo già dal 2003, quando col decreto legislativo 196, fu definito il “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

La nuovainformativa,tuttavia, deve contenere un nuovo dato: quello della «durata del trattamento».

Nel nuovo GDPR, sono gli articoli 12, 13, 14 e 15 a fornire le principali indicazioni in merito.

Le caratteristiche e la forma della informativa agli interessati

Preliminarmente, la normativa obbliga il titolare ad adottare «misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni» sul trattamento.

Quindi stabilisce chel’informativa debba possedere determinate caratteristiche: «concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori».

Le “Guidelines on consent under Regulation 2016/679” ribadiscono esplicitamente che «l’informativa dovrebbe essere facilmente comprensibile per la persona media e non solo per gli avvocati».

Diversamente,in merito alla forma, il GDPR non ne prevede una specifica: può essere scritta, ovvero in forma elettronica, persino orale.

Il problema è tuttavia sempre lo stesso:dimostrare d’averla fornita.

Quale comunicazioni deve contenere l’informativa privacy

L’informativa agli interessati dovrà comunque contenere, oltre alla durata del trattamento dei “dati personali” :

• «le finalità»;
• «la base giuridica»;
• «gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali»;
• l’eventuale «intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un paese terzo»;
• la comunicazione della «esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamentol’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi»:
• se «l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali nonché le possibiliconseguenze della mancata comunicazione di tali dati»;
• la comunicazione del « diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo».

Ancora,qualora i dati non siano stati raccolti presso l’interessato, occorre indicare «la fonte da cui hanno origine i dati personali e, se del caso, l’eventualità che i dati provengano da fonti accessibili al pubblico».

In quest’ultimi casi, l’informativa sarà resa «entro un termine ragionevole[…]ma al più tardi entro un mese».

Infine, al fine di poter consentire di richiedere l’accesso ai propri dati, l’informativa dovrà contenere «l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento» e «i dati di contatto del [eventuale]responsabile della protezione dei dati».

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Credits:Photo byGiulia MayonUnsplash